Không có một cách tiếp cận chung nào cho tất cả các doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình chuyển đổi số thành công. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, có 7 hạng mục công việc cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý như sau.
Mục 1: Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp
Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có được góc nhìn toàn cảnh và xác định được tại sao mình cần chuyển đổi số. Bất chấp sự khác biệt về ngành, điểm xuất phát và mục tiêu, mọi doanh nghiệp đều có thể xác định được ý nghĩa của Chuyển đổi số nếu trả lời được những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không? Năng suất có cần cải tiến thay đổi không? Khả năng đổi mới hiện nay có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?
- Doanh nghiệp nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số? Phạm vi Chuyển đổi số của doanh nghiệp và ngành nghề là rất khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào con người (ví dụ: hoạt động linh hoạt ứng dụng trên quy mô lớn) hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin (thay thế các nền tảng CNTT cũ và chuyển sang các nền tảng mới như điện toán đám mây)?
- Làm thế nào để hiện thực hóa câu chuyện Chuyển đổi số? Lãnh đạo sẽ cần tập trung vào phát triển năng lực, chuyên môn nào để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?…
Khi đã trả lời được các câu hỏi trên, ban lãnh đại sẽ xác định được ý nghĩa, mục tiêu của chuyển đổi số. Tuy nhiên, mục tiêu này phải phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được. Chính vì thế, hạng mục tiếp theo của quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp là đánh giá tình hình và khả năng hiện tại. Từ đó sẽ có kế hoạch chuyển đổi số khả thi hơn.
Mục 2: Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp
1 – Phân tích các tác động và xu hướng bên ngoài:
Một trong các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp là liệt kê chi tiết các tác động và xu hướng phát triển của nhà cung cấp, của khách hàng, các rào cản gia nhập đối với sản phẩm mới, mức độ ảnh hưởng của các sản phẩm/dịch vụ thay thế và mức độ cạnh tranh,…
2 – Phân tích các công nghệ số:
Ở yếu tố này, doanh nghiệp cần thống kê và xác định lại các công nghệ số hiện có của mình, sau đó đánh giá thực trạng dựa trên việc trả lời những câu hỏi như:
- Doanh nghiệp có thường xuyên cập nhật các công nghệ, nền tảng không?
- Trong đó có thể tối ưu, cải thiện được nhóm nào? Cần loại bỏ thay thế nhóm nào? Khâu nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục?
- Doanh nghiệp có đội ngũ chuyên nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số không?
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần tập trung tìm hiểu thêm các công nghệ số đột phá, hứa hẹn mang lại hiệu quả cho sự phát triển. Lưu ý là các công nghệ được lựa chọn nghiên cứu phải dựa trên khả năng cần cải thiện của công ty cũng như đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3 – Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại:
Mô hình kinh doanh và hoạt động hiện tại cũng cần được phân tích, đánh giá chi tiết từ khía cạnh phục vụ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Mô hình kinh doanh cho thấy các nguồn lực (quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và kinh phí) được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng.
4 – Phân tích con người và tiềm năng văn hóa để thay đổi:
Công nghệ cũng chỉ là công cụ hỗ trợ chuyển đỏi số còn con người mới là yếu tố quan trọng hơn cả. Hiểu rõ năng lực, động lực, hệ thống khen thưởng cũng như văn hóa tổ chức và tiềm năng để điều chỉnh theo thực tế mới là điều cốt lõi cần thực hiện để đảm bảo thành công của Chuyển đổi số. Để đánh giá được yếu tố này, doanh nghiệp cần tập trung trả lời một số câu hỏi:
- Doanh nghiệp đã truyền đạt và đảm bảo mỗi nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chuyển đổi số, vai trò và nhiệm vụ của họ trong chuyển đổi số chưa?
- Doanh nghiệp có một hệ thống dữ liệu và truyền thông nội bộ hiệu quả chưa?
- Doanh nghiệp hiện có văn hoá phản hồi cởi mở, hướng đến mục tiêu chung chưa?…
Sau khi phân tích được toàn bộ thực trạng hiện tại, đã đến lúc doanh nghiệp bắt tay ngay vào xây dựng chiến lược và tiến hành chuyển đổi số.
Mục 3: Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số
Sau khi có cái nhìn tổng quan về bức tranh của doanh nghiệp, hạng mục tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là bắt đầu xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần đưa ra một tầm nhìn rõ ràng bao gồm các định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh được lượng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể liên kết chiến lược số với chiến lược kinh doanh tổng thể để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Theo kinh nghiệm chung trong xây dựng quy trình chuyển đổi số, việc thiết lập một chiến lược chuyển đổi số thành công thường bắt đầu bằng việc đối mặt với ba câu hỏi chính:
- Ngành kinh doanh hiện đang hướng đến tương lai nào?
- Vai trò của doanh nghiệp sẽ như thế nào trong tương lai đó?
- Làm thế nào để có thể tạo ra một con đường phía trước cân bằng giữa cảm giác định hướng với khả năng liên tục thích ứng?
Trong đó, hoạt động chuyển đổi số phải hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp tại thời điểm hiện tại cũng như triển khai các hoạt động phù hợp với định hướng trong tương lai.
Mục 4: Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Sau khi đã có chiến lược rõ ràng thì việc lập một kế hoạch thực hiện chi tiết là tiền đề để đạt được hiệu quả cao nhất. Một số bước cần thực hiện bao gồm:
- Xác định các sáng kiến số dựa trên các mục tiêu định hướng: Các lựa chọn cần phải phù hợp với thực trạng hiện có của doanh nghiệp. Ngoài ra mỗi sáng kiến nên tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, đồng thời chú ý không để có sự chồng chéo giữa chúng.
- Có danh sách sáng kiến số ưu tiên: Mỗi sáng kiến sẽ được cấp một ngân sách và các nguồn lực riêng. Do nguồn lực là có hạn nên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cần được thực hiện dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và dựa trên phân tích chi phí/lợi ích khi thực hiện sáng kiến đó.
- Tạo các tiêu chí đo lường sáng kiến & KPI: Theo dõi tiến độ của từng sáng kiến đòi hỏi phải xác định các tiêu chí đo lường và các KPI kèm theo. Mỗi KPI cần được ghi chép đầy đủ (dữ liệu nào sẽ được sử dụng; làm thế nào, khi nào và ai sẽ thu thập dữ liệu; dữ liệu sẽ được phân tích như thế nào; KPI sẽ được đo lường ra sao…)
- Thiết lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số sẽ cần một kế hoạch dự án ngắn gọn xác định chính xác các mục tiêu, phạm vi, những người liên quan, tiến trình, rủi ro, v.v. Việc có một bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là điều quan trọng để đảm bảo điều hành dự án theo đúng kế hoạch.
- Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của hành trình Chuyển đổi số tới tất cả các bên liên quan sẽ liên tục được thực hiện. Điều quan trọng là tất cả các bên liên quan phải hiểu rằng đây không phải là điểm kết thúc của hành trình Chuyển đổi số mà là điểm dừng đầu tiên trên một chặng đường dài phía trước.
Mục 5: Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ
Sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã khiến nhiều doanh nghiệp trước đó phải vật lộn trong công cuộc Chuyển đổi số. Vì thế, ở giai đoạn này của quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp bạn sẽ cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại.
Các nền tảng dữ liệu, công nghệ này phải được thiết kế xung quanh các ưu tiên kinh doanh và thường được chia thành 2 nhóm chính:
- Nền tảng làm việc nội bộ: Ví dụ như các công nghệ giúp tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, tăng năng suất làm việc của nhân sự, giảm chi phí nhân sự mới…
- Nền tảng làm việc với khách hàng, đối tác: Là những công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng hiệu quả hơn, phục vụ nhu cầu, mong muốn khách hàng nhanh chóng hơn…
Mục 6: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực thích hợp
Trong quy trình chuyển đổi số thì nhân lực giữ vai trò cực kỳ quan trọng để hướng tới thành công. Ở hạng mục này, doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp cả 2 phương án sau:
- Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Với nhóm nhân sự hiện tại, doanh nghiệp hãy tiến hành đào tạo về việc lấy người dùng làm trọng tâm, cách ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn và tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới. Bằng cách này, theo thời gian doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển chuyên môn nội bộ và liên tục phát triển hơn nữa.
- Tuyển dụng người phù hợp: Trong lĩnh vực số hóa, nhiều doanh nghiệp sẽ cần tiến hành tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới. Lúc này, khi có được một nhóm nhân sự mới có chuyên môn, thích ứng nhanh và mong muốn học hỏi những điều mới sẽ là cơ hội để doanh nghiệp có thể đột phá và thành công trong chuyển đổi số.
Mục 7: Thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể.
Sau đi đã có sự chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, kế hoạch, các nguồn lực cần thiết thì đã đến lúc doanh nghiệp cần bắt tay vào tiến hành chuyển đổi số. Ở quá trình này, khi tiến hành từng đầu công việc, tác vụ theo kế hoạch doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép toàn bộ số liệu, thông tin, vấn đề… để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá.
Số hóa thông tin
Đây là hạng mục cơ bản trong thực hiện chuyển đổi số ở tất cả các doanh nghiệp. Số hóa thông tin chính là các hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ, văn bản sang dạng file điện tử như excel, PDF và lưu trữ online hoặc trong hệ thống máy tính của công ty.
Để hoàn thiện cho quy trình số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung vào một số hạng mục công việc sau:
- Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu, số liệu cần số hóa.
- Phân loại tài liệu và chuẩn bị công nghệ, nền tảng để số hóa dữ liệu
- Thực hiện số hóa số liệu (Tùy mỗi loại dữ liệu mà sẽ có cách số hóa khác nhau. Ví dụ: dữ liệu bằng văn bản có thể scan hoặc chuyển định dạng sang file docx, excel thông qua công nghệ OCR, .v.v.)
- Kiểm tra về chất lượng và số lượng tài liệu đã số hóa
Số hóa quy trình
Số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp năng suất xử lý công việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự… Cùng với đó, quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng.
Ví dụ:
Trước đây, mỗi lần muốn ký hợp đồng phải gặp mặt trực tiếp, thay vì phải gửi hợp đồng qua các công ty chuyển phát. Mỗi lần sai sót, chỉnh sửa đều phải gửi qua lại, thời gian ký được một hợp đồng có thể mất đến vài ngày, đến vài tuần, thậm chí cả tháng nếu khách hàng ở xa.
Thực hiện chuyển đổi số
Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Nên nhớ chuyển đổi số là một hành trình dài, diễn ra liên tục không có điểm kết thúc. Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các quy trình chuyển đổi số theo trình tự và kết quả, từ đó có những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất.
Có thể thấy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp không phải là một quá trình dễ dàng và không có công thức chung nào cho tất cả ngành nghề, doanh nghiệp. Tuy nhiên với quy trình chuyển đổi số gồm 7 hạng mục cơ bản bên trên, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tự tin bắt tay vào chuyển đổi số ngay từ hôm nay!
Nguồn:
(1) BCG. 2020. Flipping the Odds of Digital Transformation Success
(2) Bain & Company. 2021. Four Winning Patterns of Digital Transformation
(3) Up Strategy Lab. How to make a successful digital transformation
(4) Deloitte. A Brief Roadmap for Digital Transformation: Leveraging Business Architecture to Achieve Superb Results
