Thiết lập nguồn nhân lực liên phòng ban để chuyển đổi số thành công

Bối cảnh

Hiện nay, chuyển đổi số đã trở thành một chiến lược tất yếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Quá trình Chuyển đổi số được thực hiện thông qua kế hoạch lộ trình, bao gồm các sáng kiến số, để từng bước giải quyết các nhiệm vụ trong chiến lược hoạt động, từ ngắn hạn, trung hạn đến dài hạn của doanh nghiệp. Theo đó, việc tổ chức lại mô hình nhân sự, cũng như thành lập Văn phòng Chuyển đổi số là việc cần thực hiện để có thể tiến hành triển khai thành công các sáng kiến số, theo đúng chiến lược đã lập ra.

Nhìn nhận tổng quan, các sáng kiến số trong lộ trình Chuyển đổi số giúp giải quyết các vấn đề liên phòng ban, xuyên suốt chuỗi vận hành của một hoặc nhiều bộ phận đơn vị. Văn phòng Chuyển đổi số sẽ đóng vai trò quản lý tổng thể việc phát triển sáng kiến số, kết hợp với các bộ phận chuyên trách tại các phòng ban, đơn vị thành viên để hoàn thiện các sáng kiến số cho quá trình triển khai.

Cần nguồn nhân sự như thế nào để có thể triển khai và vận hành các sáng kiến số?

Nguồn lực nhân sự của mỗi doanh nghiệp khi thực hiện Chuyển đổi số cần có những khả năng nhất định. Đó là nguồn nhân sự không chỉ có năng lực số mà còn có năng lực liên phòng ban, mang những giá trị:

• Mỗi vị trí đều phát huy tinh thần hợp tác, không chỉ trong đơn vị chuyên môn mà còn liên phòng ban, vì cùng có chung tầm nhìn về tương lại và niềm tin sâu sắc vào các giá trị do chuyển đổi số đem lại.
• Mỗi người đều có ý thức làm chủ công nghệ để tăng hiệu suất và cải thiện nhiệm vụ của chính họ.
• Tất cả các cấp đều chủ động quản lý rủi ro và khai thác các cơ hội từ môi trường làm việc đổi mới.
• Mỗi người đều xây dựng tư duy sáng tạo và đổi mới liên tục, truyền đam mê vào công việc.

Để xây dựng được nguồn nhân sự như vậy, doanh nghiệp cần có chiến lược và kế hoạch phát triển nhân sự rõ ràng. Theo phương pháp luận chuyển đổi số FPT Digital Kaizen^TM, có 2 hướng đi trọng yếu sau đây:

• Gắn kết toàn thể nhân sự để cùng chia sẻ tầm nhìn chung, sứ mệnh chung trong chuyển đổi số, tạo nên giá trị văn hóa số của doanh nghiệp.

• Cùng chung mục tiêu của doanh nghiệp
• Cùng chung môi trường hoạt động
• Cùng chung bản sắc văn hóa doanh nghiệp

• Tạo môi trường và cơ hội cho tất cả mọi người có thể phát huy tài năng, phát triển năng lực, tạo ra những giá trị mới cao hơn, xuất sắc hơn.

Gắn kết nhân sự

Trong doanh nghiệp, gắn kết nhân viên là vô cùng quan trọng. Để thực hiện được sự kết nối này, cần có sự dẫn dắt và thay đổi bắt đầu từ cấp Lãnh đạo, bởi lẽ sự thay đổi gắn kết từ những người đứng đầu tiên phong sẽ mang đến niềm tin, động lực để nhân viên cấp dưới noi theo thực hiện. Nhìn dưới góc độ chức năng, việc gắn kết nằm ở 2 lớp chính: gắn kết giữa Lãnh đạo và gắn kết của Nhân viên. Chuyển đổi 2 lớp này là việc rất khó trong quá trình Chuyển đổi số.

Ban Lãnh đạo đóng vai trò chủ chốt vì Lãnh đạo dẫn dắt tính tập thể và liên kết toàn bộ nhân sự. Lãnh đạo bao trùm lên thượng tầng kiến trúc của doanh nghiệp, là cấp tạo ra động lực cho toàn bộ bộ máy nhân sự. Chuyển đổi số không chỉ đề cập đến cái nhìn của riêng từng cá nhân lãnh đạo, mà là sự chia sẻ tầm nhìn chung của cả Ban Lãnh đạo, quyết tâm chung, hành động chung vì toàn doanh nghiệp. Sự liên kết giữa các Lãnh đạo là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho công cuộc chuyển đổi số vì trong quá trình thực hiện sẽ phát sinh nhiều vấn đề, cần có sự chung tay đồng lòng giải quyết thách thức thì doanh nghiệp mới có thể từng bước đi tới kết quả mục tiêu.

Đối với nhân viên, cần phải xây dựng năng lực liên kết các phòng ban, trước tiên là bằng cách liên kết các hệ thống quy trình chức năng thành một chuỗi quy trình tối ưu. Việc quy chuẩn hóa quy trình trên nền tảng số chính là động lực để tạo lên lớp nhân viên liên phòng ban thực hiện chuỗi quy trình với năng suất lao động mới, cao hơn và chất lượng hơn. Quy trình đã có nhưng không phải ngay lập tức mà tất cả các lớp nhân sự đều hiểu và triển khai đúng. Để tác động hiệu quả thì cần phải dùng hàng loạt các hình thức hành động trên nhiều “mặt trận” như quản trị, truyền thông và đào tạo. FPT Digital Kaizen^TM đưa ra mô hình hình thức hành động: 3H-3C.

Hình 3: Mô hình gắn kết nguồn nhân lực 3H – 3C

Mô hình 3H-3C bao gồm 3 yếu tố H thuộc về cá nhân và 3 yếu tố C về tập thể:

• Heart: có thể hiểu là “Tôi thích”, mang tính cảm giác, trực quan mang tính cảm xúc.
• Head: là “Tôi muốn”, thể hiện suy nghĩ lý trí, phân tích thấu đáo, nhìn nhận lợi ích của mình.
• Hand: tức “Tôi thực hiện”, thể hiện hành động “bắt tay vào làm”, triển khai các nhiệm vụ tiến tới hoàn thành tốt mục tiêu chung.
• Community: là thiết lập cộng đồng tạo ra môi trường cho nhân viên học hỏi, thu thập thông tin, kết nối với những người bên ngoài phòng ban của mình.
• Conversation: tức là những “Đối thoại” giữa các cấp từ lãnh đạo với lãnh đạo, lãnh đạo với nhân viên đến nhân viên với nhân viên, bên trong tổ chức với bên ngoài. Đối thoại liên tục và nhiều lớp giúp tạo ra thấu hiểu, thấu hiểu tạo ra sự gắn kết.
• Content: là những thông điệp đồng nhất và xuyên suốt, gắn kết với thông điệp chính giúp mọi người hiểu đúng các vấn đề, phòng tránh cùng một việc đã thống nhất nhưng sau đó mỗi người lại hiểu một cách, diễn giải một cách khác nhau.

Tạo môi trường và cơ hội

Doanh nghiệp luôn cần nguồn nhân lực mới, trẻ trung hơn, tài năng hơn,… để mở rộng kinh doanh sang các thị trường mới, hoặc phát triển quy mô doanh nghiệp. Dù có nhiều lựa chọn, nhưng chọn được người vừa phù hợp (am hiểu về ngành cũng như truyền thống công ty) lại vừa có năng lực mới đáp ứng thời đại mới là không hề dễ dàng, nên cần chú trọng đào tạo và luân chuyển cán bộ để phát hiện nhân tài mới ngay trong nội bộ. Sau khi đào tạo và luân chuyển cán bộ, cần đánh giá lại năng lực nhân sự để có kế hoạch tiếp theo. Một ví dụ điển hình về việc luân chuyển cán bộ là trong Tập đoàn Dupont – Tập đoàn Chuyển đổi số thành công, trước khi nhận vị trí Lãnh đạo Tập đoàn thì người được đề cử phải trải qua ít nhất 4 vị trí đứng đầu tại các công ty thành viên ở các lĩnh vực khác nhau.

Doanh nghiệp sẽ thu nhận được một số kết quả lớn ngay trong quá trình chuyển đổi, đó là:

• Nhân viên gắn bó hơn, giảm tỷ lệ nghỉ việc: Chuyển đổi số tạo ra môi trường mới, hấp dẫn hơn, thú vị hơn, hiện đại hơn.
• Mở rộng kinh doanh: Nắm được mỗi nhân viên có điểm mạnh gì để tập trung phát huy tối đa, nâng cao năng lực chung thông qua chia sẻ, luân chuyển cán bộ. Từ đó giúp đẩy mạnh hoạt động hoặc tạo ra mảng hoạt động mới từ thế mạnh nhân sự mới.
• Cạnh tranh lành mạnh: Tạo ra một sân chơi mới, thú vị cho tất cả cùng tham gia, tạo ra động lực mới trong nội bộ tổ chức.

Tóm lại, Chuyển đổi số trước hết là chuyển đổi nguồn lực con người, thông qua xây dựng hàng loạt các năng lực mới trong đó “Liên phòng ban” là năng lực chủ đạo. Nguồn nhân sự đổi mới sẽ giúp các sáng kiến số được hiện thực hóa, ngày càng hoàn thiện đem tới thành công đạt được mục tiêu chuyển đổi số, đưa doanh nghiệp bước lên vị thế mới.